Kategorie
Biuro rachunkowe i IT Prowadzenie biura księgowego

Kopie zapasowe w biurze rachunkowym

Biura księgowe dzielą się na te co robią kopie zapasowe lub te co dopiero zaczną je robić.

W dzisiejszych czasach biura rachunkowe tak jak inne firmy narażone są na utratę ważnych danych. Wielu naszych klientów zgłasza się do nas z prośbą – czasami niestety za późno – o odzyskanie danych po jakimś zdarzeniu. Jeżeli jako właściciel biura księgowego wcześniej nie zadbasz o regularne kopie zapasowe danych księgowych, może Cię to sporo kosztować. Nerwy, stracony czas, pieniądze i pewnie w konsekwencji strata klientów. Nie mówiąc już o straconej reputacji. A dlaczego? Bo nie miałeś kopii danych! Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego tekstu będziesz bardziej rozsądny.

Jak można stracić dostęp do swoich danych?

Ogólnie powodów straty danych może być wiele ale do najczęstszych należą:

  • błąd ludzki – to prawie 70% wszystkich przypadków,
  • awaria sprzętu komputerowego stanowi 10% – są to głównie problemy z dyskami twardymi,
  • wirus – 10% – ostatnio bardzo często okazuje się, że po zawirusowaniu komputera szyfrowane są wszystkie jego dyski wraz z żądaniem zapłaty,
  • kataklizmy – na szczęście u nas w Polsce one jeszcze tak często i intensywnie nie występują, jednak można sobie wyobrazić mały kataklizm w postaci zalania pomieszczenia przez sąsiadów,
  • kradzież komputerów,
  • błędy krytyczne zainstalowanych programów.

Jak widzisz powodów może być wiele, ale nie jest istotne co Cię spotka. Ważne jest czy będziesz na to przygotowany. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe to pewnie masz wiele, mozolnie wprowadzonych w programie księgowym, danych Twoich klientów. I wyobraź sobie teraz, że nagle Twój komputer odmawia posłuszeństwa, dostajesz niebieski ekran (tzw. Blue Screen of Death) – wystąpił krytyczny błąd systemu Windows. No i na domiar złego 20-ty już blisko, a Ty jeszcze nie wysłałeś deklaracji, nie rozliczyłeś podatników…

Tragedia!!! Co robić?

Jeśli masz kopie zapasowe, to jesteś bezpieczny. Jeśli nie to pewnie stracisz wiele godzin lub dni na odtworzenie zasobów. Co gorsze, jeśli nie wyślesz na czas deklaracji do urzędów i nie poinformujesz klientów o kwotach podatku i ZUSów, pewnie nie pozostawią oni na Tobie suchej nitki. Możesz wielu z nich stracić, bo klienci w takich sytuacjach są bezwzględni. Zmienią biuro księgowe na takie, które jest przygotowane na te niespodziewane zdarzenia.

Ustal swoje oczekiwania

Zacznijmy w takim razie od początku.

Planując tworzenie kopii zapasowych, musisz odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań. W jakim celu? Po to, aby zastosowane zabezpieczenia danych spełniały postawione przed nimi oczekiwania.

Jakie dane chcesz zabezpieczyć przed stratą?

Ważne jest zdefiniowanie utraty jakich danych najbardziej się obawiasz? Usiądź na chwilę, weź długopis lub ołówek (oczywiście nie zapomnij o kartce papieru) i spisz czego oczekujesz.

Czy chcesz robić kopię tylko plików z programu księgowego?

A może chciałbyś zabezpieczyć również inne dokumenty (pisma do urzędów, umowy, korespondencję z klientami, …)?

Co się stanie gdy stracisz dostęp do danych?

Jakie podjąć działania do czasu, aż informatyk wymieni dysk twardy i zainstaluje system operacyjny? Może to niekiedy potrwać od paru godzin do kilku dni.

Czy będę miał z tego powodu nieprzyjemności? A może te parę godzin braku dostępu jakoś „przejdzie”?

Czy masz wystarczający dostęp do internetu? To ważne gdybyś chciał trzymać kopię np. w chmurze (ale o tym później). Przy kiepskim łączu przywracanie kopii może trwać wiele dni. No i istotne jest, abyś miał łącze symetryczne.

Istnieją dwa typy łącza internetowego: łącze symetryczne i asymetryczne. Łącze symetryczne to takie, w którym prędkości wysyłania (ang. Upload Speed) i odbierania danych (ang. Download Speed) są sobie równe. W przypadku łącza asymetrycznego – te dwie wartości są różne. Przy robieniu kopii istotne jest aby były one duże Moim zdaniem 25-50 Mb/s to minimum przy małych ilościach danych.

Szybkość swojego łącza możesz sprawdzić np. tutaj: https://www.speedtest.pl/

Spróbuj określić jakiej wielkości będzie kopia całkowita, aby później możliwe było dopasowanie wielkość dysku do kopii.

Jak często ma być robiona kopia danych? Co tydzień? Co miesiąc? A może codziennie? Tutaj należy zachować zdrowy rozsądek. Najpewniej w pierwszej chwili odpowiedziałbyś „codziennie” ale zawsze należy pomyśleć o kosztach ;). Codziennie oznacza większą przestrzeń dyskową dla kopii. To automatycznie większe koszty i większe zużycie łącza internetowego (jeśli będziesz chciał mieć rozwiązanie w chmurze).

Ile archiwalnych kopii zapasowych chcesz przechowywać?

Mówiąc o tworzeniu kopii używa się specjalnych określeń – RPO i RTO.

RPO (Recovery Point Obcjective) to parametr określający częstotliwość wykonywanej kopii. W praktyce, RPO oznacza maksymalny możliwy czas, o jaki będziemy musieli cofnąć się do naszej kopii zapasowej.

RTO (Recovery Time Objective) to czas, jaki jest potrzebny, aby odzyskać utracone dane.

Nośniki przechowywania kopii Twoich danych?

W zależności od Twoich wymagań kopie można zrealizować na różne sposoby i za pomocą różnych technik. Może to być kopia:

  • lokalna zrobiona ręcznie, lub za pomocą jakiegoś programu na zwykłym dysku zewnętrznym/pendrivie dołączonym za pomocą USB do komputera,
  • zrobiona przy użyciu specjalistycznego oprogramowania na macierzy NAS,
  • w chmurze na zewnętrznym serwerze lub w lokalnej chmurze,
  • robiona na dysku CD lub DVD.

To jaki nośnik wybierzesz, zależy od Twoich wymagań i możliwości finansowych. Zwykła kopia na zewnętrznym dysku, lub wypalenie dysku DVD jest najtańszą opcją, ale wymaga więcej pracy, czasu i systematyczności. Macierz NAS jest droższym rozwiązaniem, ale dzięki temu cały proces możesz zautomatyzować. Kopia w chmurze, najprostsza, ale ma swoje słabe strony – brak internetu to utrata dostępu do danych.

Przeanalizujemy teraz bardziej szczegółowo, jak wyglądają różne metody tworzenia kopii.

Kopia lokalna

Jest to najtańsza i najszybsza metoda zabezpieczenia się przed utratą danych księgowych.

Lokalne kopie zapasowe mogą być zrobione na przykład na Twoim komputerze. Może to być zewnętrzny dysk, czy nawet zwykły pendrive. W zależności od ilości Twoich danych, musi być on oczywiście odpowiedniej wielkości. Koszt zewnętrznego dysku to wydatek od kilkudziesięciu do kilkuset złotych.

Możesz oczywiście robić kopie ręcznie lub wykorzystać jakiś program. Z tych poniżej korzystałem sam, więc mogę polecić:

Dzięki tej metodzie, możesz kopiować wszystkie dane, łącznie z kopią systemu operacyjnego. Ponadto masz pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do Twoich danych. I jesteś niezależny od dostępu do internetu.

Utworzone kopie zalecam trzymać w miejscu niedostępnym dla innych.

Kopia w chmurze

Kopia w chmurze jest najprostszym sposobem tworzenia kopii. Niestety, musimy liczyć się z tym, że do danych trzymanych w chmurze, mogą mieć dostęp osoby niekoniecznie do tego uprawnione. Słynne podsłuchiwanie nieszyfrowanych transmisji serwerów Google przez NSA pokazuje, że nie wszystko w chmurze jest bezpieczne. No i pamiętaj, że jedna „dziura” w systemie, gdzie wiele osób przechowuje dane powoduje, że potencjalny włamywacz ma dostęp do wszystkich danych wszystkich użytkowników.

Z tego powodu każda kopia robiona w chmurze musi odbywać się po łączu szyfrowanym, a przed wysłaniem najlepiej jeszcze zabezpieczyć pliki szyfrując je za pomocą jakiegoś programu (np. VeraCrypt, BoxCryptor, AxCrypt lub najprostszy 7-Zip).

Serwer plików NAS

NAS brzmi zagadkowo, ale tak naprawdę typowy NAS jest całkowicie samodzielnym urządzeniem z własnym systemem operacyjnym i gotowym oprogramowaniem do zarządzania i archiwizacji.

NAS wykorzystuje proste połączenie poprzez istniejącą sieć Ethernet. Jedną z najważniejszych zalet rozwiązania bazującego na dyskach NAS, jest łatwość ich instalacji i konfiguracji.  

Większość urządzeń typu NAS dostarczana jest z zainstalowanymi dyskami twardymi (oczywiście można je kupić osobno), oraz kreatora instalacji, co umożliwia osobom nie będącym specjalistami z branży IT na bezproblemowe dodanie pamięci masowej do sieci.

Niestety w przypadku NAS, trzeba się liczyć z większym wydatkiem. Tym większym in bardziej zaawansowane narzędzie chcesz kupić. Ceny wahają się od 500 złotych do kilkunastu tysięcy (ale to dla dużych firm). Dla średniego biura koszt nie powinien przekroczyć 1000 zł.

Jakie rozwiązanie zastosować?

Dla małych biur księgowych posiadających jeden komputer na którym znajdują się wszystkie dane, nie dysponujących dużym budżetem i nie przejawiających biegłości w IT, proponuję po prostu kupić zwykły zewnętrzny dysk i regularnie wykonywać kopie. Najprostsza metoda, ale skuteczna jak każda inna.

Jeżeli stać Cię na wydanie kilkuset złotych i masz wiele komputerów, na których musisz wykonywać regularnie kopie, zainwestuj w serwer plików NAS. Musisz tylko pamiętać aby odpowiednio dobrać jego rodzaj.

Jeśli prowadzisz biuro wirtualnie (zatrudniasz księgowe, które pracują zdalnie na swoich komputerach), wykorzystaj kopie w chmurze.

A jeśli masz jakieś pytania to zapraszam do komentarzy ;).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

nineteen − 16 =